Kendala Dalam Menerapkan ISO 9001
Cut Hanti
1 day ago

Kendala Dalam Menerapkan ISO 9001

Kendala Dalam Menerapkan ISO 9001

Gambar Ilustrasi Kendala Dalam Menerapkan ISO 9001

Kendala Menerapkan ISO 9001

Inti dari penerapan ISO 9001 adalah perbaikan yang berkesinambungan (continous improvement) sehingga dalam penerapannya setiap organisasi dituntut untuk melakukan perbaikan-perbaikan di semua lini secara bertahap sesuai dengan konsep PDCA (Plan D0 Check Action). Terkadang, perencanaan matang yang sudah disusun sedari awal malah hancur di tengah jalan karena ternyata pelaksanaannya tidak semudah yang direncanakan. Ada banyak faktor yang dapat menyebabkan penerapan ISO 9001 tidak berjalan mulus. Diantara faktor yang paling dominan adalah:

1. Kurang Komitmen dari Top Manajemen

Komitmen dari manajemen puncak menjadi salah satu alasan terbanyak kenapa penerapan ISO 9001 tidak berjalan mulus; tidak berjalan sama sekali atau hanya perolehan sertifikat belaka yang tidak diikuti oleh penerapan nyata di lapangan. Ini terjadi karena sedari awal manajemen puncak tidak mendorong tim perusahaannya untuk benar-benar menerapkan ISO 9001.

Manajemen puncak hanya ingin memperoleh sertifikat alih-alih perbaikan sistem manajemen perusahaan. Sehingga, karyawan yang ada di level pelaksana setengah-setengah dalam menerapkan ISO 9001. Sebaliknya, jika penerapan ISO 9001 benar-benar dipromosikan oleh manajemen puncak; ditekankan kegunaannya; dipromosikan manfaatnya; maka sudah barang tentu orang-orang yang ada di level pelaksana akan menjalankan sistem manajemen mutu secara konsisten.

2. Tidak ada keterlibatan dari karyawan

Pada dasarnya, karyawan itu mengikuti apa yang diperintahkan oleh manajemen puncak. Apalagi karyawan Indonesia yang dikenal sangat menghargai perintah dan arahan dari atasan. Sehingga, apa yang menjadi komitmen manajemen harusnya akan menjadi komitmen bersama yang dipegang oleh setiap level karyawan.

Sayangnya, tidak jarang ada organisasi yang komitmen manajemen puncaknya baik tetapi tidak dibarengi oleh komitmen bawahannya. Ini bisa terjadi karena beberapa faktor seperti tidak adanya penghargaan (reward) dan hukuman (punishment) bagi karyawan. Sehingga mereka merasa tidak ada bedanya antara yang berkomitmen dalam menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001 dengan yang tidak melaksanakan.

Harus diakui bahwa penerapan ISO 9001 akan merubuh sedikit banyak cara kerja para karyawan. Mengubah kebiasan yang sudah dilakukan bertahun-tahun tidaklah mudah. Harus ada komunikasi yang efektif dan imbalan yang setimpal sebagai bonus untuk perbaikan yang sudah dilakukan.

Faktor kedua adalah kurangnya komitmen dari karyawan itu sendiri. Ada beberapa karyawan yang anti perubahan. Dalam arti, tidak ingin mengubah cara kerja lamanya yang kurang efektif menjadi cara kerja baru yang lebih efektif. Biasanya kasus ini terjadi pada karyawan senior yang telah bekerja sangat lama di perusahaan tersebut.

Solusinya, karyawan yang seperti ini harus diajak diskusi baik-baik dan dijelaskan pentingnya menerapkan ISO 9001 bagi perusahaan. Bila pada titik tertentu dimana karyawan yang seperti ini tidak juga ingin berubah, maka melakukan rotasi atau mutasi sepertinya sebanding demi perbaikan sistem secara menyeluruh.

3. Kordinasi antar departemen yang minim

Penerapan ISO 9001 tidak akan sukses apabila satu bagian tidak berkordinasi dengan bagian yang lain. Karena sistem manajemen mutu melibatkan semua bagian yang ada di proses utama maupun proses pendukung. Bila ada satu bagian yang tidak menerapkan ISO 9001, maka otomatis sistem tidak akan berjalan dengan sempurna.

Misalkan target produksi yang sudah dicanangkan oleh manajer produksi tidak akan tercapai bila bagian HRD dan GA tidak menyediakan SDM dan mesin serta peralatan yang prima. Harus ada kordinasi efektif antar bagian agar keseluruhan proses berjalan secara lancar.

4. Keterbatasan Waktu

Keterbatasan waktu seringkali menjadi kambing hitam atas penerapan yang tidak lancar. Banyaknya proyek, membludaknya order, seringkali membuat penerapan ISO 9001 terabaikan.

Padahal, bila perbaikan sistem disesuaikan dengan kebutuhan, harusnya over load pekerjaan sama sekali tidak akan mempengaruhi penerapan ISO 9001. Penyebab utama yang menyebabkan hal ini adalah sistem yang dibuat tidak sejalan (in line) dengan proses yang ada.

Terlalu banyak hal baru yang ditetapkan tanpa melihat kesanggupan para pelaksana di lapangan sehingga form yang harusnya dibuat untuk membantu proses malah mempersulit birokrasi.

Diperlukan kejelian dalam menentukan prioritas perbaikan. Perlu diingat kembali bahwa tujuan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 adalah perbaikan berkesinambungan alih-alih menyulap sistem dalam sekejap. Diperlukan waktu, pembiasaan, sosialisasi, dan prioritas perbaikan secara bertahap sehingga sistem semakin baik dari waktu ke waktu.

5. Keterbatasan Sumber Daya Manusia (SDM)

Keterbatasan SDM di sini bisa berupa kuantitas (jumlah karyawan) maupun kualitas (kompetensi karyawan). Dalam penerapan ISO 9001, kualitas SDM lebih penting ketimbang kuantitas.

ISO 9001 tidak pernah mensyaratkan jumlah minimal karyawan dalam penerapan ISO 9001. Tidak pula dipersyaratkan bahwa satu orang hanya boleh menjabat satu jabatan saja. Rangkap jabatan dalam penerapan ISO sah-sah saja sepanjang fungsi-fungsi pekerjaan yang wajib dijalankan oleh yang bersangkutan dapat dijalankan dengan baik.

Pengalaman kami selama menjadi , isu keterbatasan SDM dapat diatasi dengan menunjuk yang berkualitas dalam arti dapat mengendalikan, mengarahkan, dan memanfaatkan SDM yang ada secara optimal.

Seringkali kami menemukan fakta bahwa banyaknya jumlah SDM tidak berkolerasi positif dengan kualitas penerapan ISO 9001. Artinya, SDM yang sedikit namun berkualitas lebih baik daripada banyak SDM tetapi tidak memiliki komitmen dalam penerapan ISO 9001.

6. Kurangnya Sosialisasi dan Komunikasi

Perlu dipahami bahwa merubah sistem tidaklah semudah membalikkan telapak tangan. Dibutuhkan waktu yang cukup dan tim yang handal agar penerapan ISO 9001 berjalan lancar.

Seringkali yang menjadi penyebab ISO 9001 macet di tengah jalan bukan lah keterbatasan waktu dan SDM melainkan kurangnya sosialisasi dan komunikasi dari manajemen puncak. Ini menyebakan orang-orang yang ada di level pelaksana tidak mengetahui apa yang harus dilakukan.

Solusinya, manajemen puncak harus melakukan pertemuan rutin (mingguan atau bulanan) terutama dengan pemimpin dari setiap bagian untuk memastikan mereka memahami apa yang harus dilakukan.

Penutup

Demikianlah beberapa kendala yang sering kami temui selama menjadi Konsultan ISO saat membantu klien kami dalam menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001.

Kendala-kendala tersebut sejatinya dapat diselesaikan dengan sebuah kata yang singkat namun padat makna, KOMITMEN. Semoga bermanfaat.

Khairul Umam, S.T,B.A

Multiple Training & Consulting
Konsultan ISO 9001
Jalan Tanah Abang I No. 11 F Jakarta Pusat 10160
Email : konsultan@multiple.co.id
Telp : (021) 3890 1773
Fax : (021) 352 39 82
Whatsapp : 081 6888 476 081 (MUTU ISO)

About the author
ijinalat.com Sebagai penulis artikel di IzinBerusaha.com

Cut Hanti

Cut Hanti adalah seorang konsultan bisnis profesional yang berpengalaman di perusahaan ijinalat.com. Dengan latar belakang pendidikan yang kuat dan berbagai pengalaman dalam dunia bisnis, Cut Hanti telah membantu banyak klien meraih kesuksesan dan pertumbuhan yang signifikan.

Sebagai konsultan bisnis, Cut Hanti memiliki kemampuan analitis yang luar biasa. Dia dapat menganalisis masalah yang kompleks dengan cepat dan mengidentifikasi peluang-peluang strategis untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan. Kepiawaiannya dalam mengumpulkan dan menganalisis data bisnis memungkinkan dia untuk memberikan rekomendasi yang tepat dan solusi yang inovatif.

Cut Hanti dikenal dengan keterampilan komunikasinya yang luar biasa. Dia dapat berkomunikasi dengan jelas dan persuasif dengan semua tingkatan dalam organisasi, mulai dari eksekutif hingga staf. Kemampuannya dalam memahami kebutuhan klien dan menyampaikan ide-ide kompleks dengan bahasa yang sederhana membuatnya menjadi konsultan yang sangat berharga bagi para klien.

Selain itu, Cut Hanti juga memiliki bakat dalam memimpin tim. Dia dapat menginspirasi dan memotivasi anggota tim untuk mencapai hasil terbaik. Kemampuannya dalam menciptakan lingkungan kerja yang kolaboratif dan mendukung membantu menciptakan atmosfer yang produktif dan harmonis di tempat kerja.

Sebagai seorang profesional yang selalu haus akan pengetahuan, Cut Hanti terus mengembangkan diri dalam industri yang selalu berubah. Dia rajin mengikuti perkembangan terkini dan tren bisnis untuk memastikan bahwa klien-kliennya selalu mendapatkan strategi terbaik dan terbaru untuk menghadapi tantangan bisnis yang beragam.

Dengan pengalaman, keterampilan, dan dedikasinya dalam membantu perusahaan mencapai tujuan bisnis mereka, Cut Hanti telah membuktikan diri sebagai salah satu konsultan bisnis terbaik di industri ini. Klien-kliennya selalu merasa percaya dan yakin bahwa mereka berada dalam tangan yang tepat ketika bekerja dengan Cut Hanti.

Jika Anda mencari konsultan bisnis yang handal dan berkomitmen untuk membantu perusahaan Anda tumbuh dan berkembang, tidak perlu mencari lebih jauh. Hubungi Cut Hanti di ijinalat.com untuk mendapatkan panduan dan solusi bisnis yang efektif dan inovatif.

Tim ijinalat.com membantu melakukan Persiapan Tender Perusahaan

Dari perencaan sampai dengan persiapan dokumen tender dengan tujuan untuk Memenangkan Proyek

Perusahaan konsultan bisnis kami, ijinalat.com, berpengalaman dalam memberikan solusi bisnis yang inovatif dan efektif untuk perusahaan di berbagai industri. Tim kami yang terdiri dari para ahli di bidang strategi, keuangan, dan operasi akan bekerja sama dengan Anda untuk mencapai tujuan bisnis Anda. Kami menyediakan layanan yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda, termasuk analisis pasar, perencanaan strategis, dan pengembangan bisnis. Dengan pengalaman kami yang luas dan metode yang teruji, kami yakin dapat membantu perusahaan Anda untuk tumbuh dan berkembang lebih sukses.

Related Articles

Konsultasikan dengan kami

supaya dapat mengikuti jadwal tender

IjinAlat.com Proses SKK Konstruksi cepat dan memuaskan

Jangan sampai hanya karena selembar kertas yang belum terpenuhi, Anda harus menghadapi kegagalan tender. Banyak perusahaan mengalami hambatan hanya karena persyaratan administratif yang belum lengkap.

Bayangkan, saat kesempatan besar ada di depan mata, Anda malah terhalang karena dokumen perizinan belum sesuai. Tidak hanya merugikan secara finansial, tetapi juga dapat mengurangi reputasi perusahaan Anda.

Kini, semua cara melengkapi persyaratan perizinan dasar hingga izin operasional tersedia di sini! Lengkapi izin dasar seperti AKTA pendirian atau perubahan, NIB dengan penetapan KBLI yang tepat, hingga izin operasional di semua sektor yang Anda jalankan. Pastikan perusahaan Anda siap bersaing di semua tender!

Terjamin
Sertifikat terjamin keasliannya dan dapat dicek online
Proses Cepat
Dengan puluhan tahun pengalaman kami, proses menjadi lebih cepat
Free Konsultasi
Konsultasi gratis sesuai dengan kebutuhan
24/7 Support
Contact us 24 jam sehari, 7 hari seminggu.

Pendirian PT/CV

Pendirian PT/CV. Mendirikan sebuah badan usaha atas usaha yang akan / sedang anda jalankan, adalah keputusan yang tepat dan sebuah LANGKAH BESAR. Namun, jangan hanya sekedar membuat wadahnya saja, tetapi juga bagaimana proyek-proyek yang akan anda jalankan kedepan sudah tertuang diawal didalam legalitas badan usaha.

Bagaimana cara kami membantu Perusahaan Anda mendapatkan Surat Izin Alat atau Surat Keterangan Riksa Uji K3 Alat atau Surat Ijin Laik Operasi (SILO)?

Surat Izin Alat atau Surat Keterangan Riksa Uji K3 Alat atau Surat Ijin Laik Operasi (SILO) menjadi salah satu syarat untuk mengajukan Sertifikat Badan Usaha Jasa Konstruksi (SBUJK) Kementerian PUPR.

  • 01. Business Goal

    Ceritakan kepada kami, goal bisnis Anda.

    • Mau ambil kualifikasi kontraktor atau konsultan
    • Kapan akan mengikuti tender
    • Tender apa yang akan diikuti
  • 02. Review kebutuhan teknis

    • Data penjualan tahunan;
    • Data kemampuan keuangan/nilai aset;
    • Data ketersediaan Tenaga Kerja Konstruksi
    • Data kemampuan dalam menyediakan Peralatan konstruksi;
    • Data penerapan sistem manajemen anti penyuapan ISO 37001;
    • Data keanggotaan asosiasi BUJK yang terdaftar di LPJK.
  • 03. Tenaga Ahli & Peralatan

    Apakah sudah memiliki tenaga ahli dan peralatan pendukung konstruksi

    Kami dapat membantu proses SKK - Sertifikat Kompetensi Kerja Konstruksi dan pemenuhan Peralatan

    Termasuk Ijin Operator (SIO) dan Ijin Alatnya (SIA)

  • 04. Proses SBU

    SBU Jasa Konstruksi ini dikeluarkan oleh LSBU atau Lembaga Sertifikat Badan Usaha yang di Akreditasi oleh LPJK PUPR

    • BUJK Nasional
    • BUJK PMA
    • BUJK Asing